Email mit mehr als x Empfänger

Artikel erstellt am: 11.07.2018

Wie schreiben Sie eine Mail, an X-Empfänger?

 

How to Serienbrief & Mail mit Office 2010:

1. Adressdatei mit Office erstellen

Zuerst müssen Sie in Office eine Liste mit Ihren Adressen anlegen, am einfachsten erledigen Sie das mit Office Excel. Sie können wahlweise die Daten neu eingeben oder Ihre Outlook-Kontakte in eine Excel-Liste exportieren und dann diese Liste bearbeiten. Überlegen Sie, welche Angaben Sie benötigen und teilen Sie die Adressdaten in einzelne Felder auf. In der Regel werden Sie Felder wie Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Stadt benötigen. Beim Export aus Office Outlook geschieht die Aufteilung automatisch.

 

2. Brief oder E-Mail schreiben

Schreiben Sie in Word den Text, der für alle Empfänger identisch ist. Alternativ können Sie auch ein bereits vorhandenes Textdokument auswählen. Dann verknüpfen Sie das Dokument mit der Excel-Adressdatei. Anschließend fügen Sie die Seriendruckfelder hinzu, die aus Ihrer Excel-Datei ergänzt werden. Dazu wählen Sie die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen aus der Seriendruck-Symbolleiste. Hier können Sie auch Bedingungsfelder einfügen, um beispielsweise unnötige Leerzeichen zu vermeiden.

 

3. Serien-Mail im Postausgang speichern

Bevor Sie die Mail mit Outlook verschicken oder den Brief ausdrucken, sollten Sie das Ergebnis testen. In der Seriendruckvorschau können Sie mehrere oder auch alle Datensätze durchblättern, um Fehler auszuschließen. E-Mails können Sie vor dem Versand im Postausgang speichern, anstatt sie, wie oft üblich, bei bestehender Verbindung direkt zu verschicken.

 

Nachfolgend finden Sie eine bebilderte „Schritt für Schritt“ Anleitung:

  1. Im Menü Sendungen klicken Sie auf den Pfeil des Icons Seriendruck starten und wählen dort den Seriendruck-Assistenten aus.
  2. Im Menü Sendungen klicken Sie auf den Pfeil des Icons Seriendruck starten und wählen dort den Seriendruck-Assistenten aus.
  3. Schreiben Sie Ihren Text und klicken Sie anschließend unten auf Schritt 2 Weiter: Empfänger wählen.
  4. Klicken Sie auf Durchsuchen, markieren Sie die gewünschte Adressliste und wählen Sie sie mit Öffnen aus.
  5. Im nächsten Fenster bekommen Sie diese Ansicht. Stehen Ihre Adressen im ersten Excel-Tabellenblatt, so wählen Sie Tabelle1$ aus. Enthält Ihre Tabelle Spaltenüberschriften, sollten Sie den Haken gesetzt lassen. Mit OK bestätigen.
  6. Nun sehen Sie alle Adressaten aus Ihrer Excelliste in der Übersicht. Hier können Sie einzelne Empfänger ausschließen, in dem Sie den Haken am Zeilenanfang entfernen. Ist alles korrekt, geht es mit OK weiter.
  7. Sie gelangen wieder in Ihren Text zurück. Klicken Sie unten rechts auf den Link Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.
  8. Fügen Sie Ihre Absenderadresse ein. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle in Ihrem Dokument und klicken Sie auf Adressblock…
  9. Links können Sie das Format festlegen, rechts sehen Sie eine Vorschau. Wenn – wie hier in unserem Beispiel – Daten fehlen, klicken Sie auf Felder wählen.
  10. In der nächsten Ansicht müssen Sie die Felder zuordnen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil und wählen Sie im Drop-Down-Menü das gewünschte Feld aus. Sind alle Felder zugeordnet, beenden Sie mit OK. Felder, die Sie nicht benötigen, beispielsweise Suffix oder Region, können Sie unbeachtet lassen.
  11. Anschließend lässt sich in der Vorschau kontrollieren, ob die Adressen korrekt angezeigt werden.
  12. Jetzt geht es darum, Seriendruckfelder einzufügen. Das erledigen Sie über die oben gezeigte Schaltfläche. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position im Brief und wählen Sie ein Seriendruckfeld aus. Es werden Ihnen die Felder angezeigt, die in Ihrer Excelliste enthalten sind.
  13. Sehr hilfreich sind Bedingungsfelder, die Sie über die oben gezeigte Regeln-Schaltfläche einfügen. Wir zeigen es am Beispiel der Wenn…Dann…Sonst-Bedingung. Wenn die Anrede ‚Frau’ lautet, soll im Text die Ansprache ‚Liebe’ lauten. In allen anderen Fällen wird die Ansprache ‚Lieber’ eingefügt. Probieren Sie hier ein wenig herum, was in Ihrem Fall sinnvoll ist. Sie können auch ganze Absätze auf diese Art ergänzen, so dass beispielsweise aktive Vereinsmitglieder einen anderen Text erhalten, als passive Mitglieder.
  14. Gehen Sie rechts unten auf den Link Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe.
  15. Nun prüfen Sie, ob Ihre Felder und Bedingungen korrekt sind. Mit der Blättern-Funktion können Sie durch alle Datensätze blättern. Diese Endkontrolle ist wichtig, denn hier sehen Sie jeden Fehler.
  16. Sie starten den Seriendruck mit Klick auf Drucken. Anschließend haben Sie die Wahl, ob Sie alle Adressaten anschreiben möchten oder nur einzelne.
  17. Wenn Sie eine Serien-E-Mail schreiben möchten, gehen Sie analog zum Serienbrief vor. Anfangs wählen Sie jedoch die Option E-Mail-Nachrichten aus. Anschließend folgen Sie dem Serienbrief-Assistenten durch die einzelnen Schritte (E-Mail schreiben, Empfänger auswählen, Seriendruckfelder einfügen).
  18. Am Schluss klicken Sie auf E-Mail, um die Serienmail zu erstellen.
  19. Im nächsten Fenster tippen Sie die Betreffzeile ein und entscheiden, welche Empfänger Sie anschreiben möchten.
  20. Am besten Sie unterdrücken den automatischen Versand der Mails, in dem Sie die Schaltfläche Offline arbeiten oben rechts klicken. Dann werden die erstellten Serienmails im Ordner Postausgang gespeichert und nicht direkt verschickt. So können Sie die E-Mail erneut kontrollieren, wenn Sie das möchten.
  21. Zum Verschicken klicken Sie dann oben links auf die Schaltfläche Alle Ordner senden/empfangen.