Hilfe zu Konferenzen/Meetings

Artikel aktualisiert am: 02.11.2018

In diesem Beitrag finden Sie allgemeine Hilfeleistungen zu Konferenzen und Meetings.

1.    Meeting-Vorbereitung
–    Wenn in Kürze ein Meeting ansteht, vor allem mit externen Nutzern von S4B, sollte die fehlerfreie Funktion getestet werden. Dies geschieht am besten über eine Sofortbesprechung oder Testmeeting in die 2-3 Nutzer eingeladen werden.

2.    Über Verknüpfung ins Meeting einwählen
–    Wenn Sie ein Nutzer sind der einem S4B-Meeting beitreten möchte und dies mit dem S4B-Clienten für PC/Mac tun will – dann geht das am einfachsten über das Register „Meetings“ unter dem alle anstehenden Meetings aufgelistet sind.

3.    Meeting nur mit Audio verbinden
–    Die Funktion sich mit dem Meeting nur über Audio zu verbinden wird von Teilnehmern genutzt die keinen PC haben oder sich mit dem Telefon in das Meeting einwählen möchten – hierfür wird die Einwahlnummer und die Konferenz-ID benötigt.
a)    Der Konferenz per Einwahlnummer beitreten.
b)    Eingeben der Konferenz-ID und mit „#“-Taste bestätigen.
c)    Den Informationen am Telefon folgen.
–    Sollten Sie der Organisator der Konferenz sein müssen Sie sich zusätzlich mit der PIN authentifizieren um das Meeting zu verwalten. Wichtigster Punkt der Verwaltung: die restlichen Gäste, die sich via Telefon eingewählt haben, warten in einem getrennten Bereich, in dem sie niemanden hören können – lassen Sie sie ins Meeting.

4.    Nutzen Sie den direkten Zugang zum Internet
–    Versuchen Sie für Meetings und Telefonate mit dem Clienten einen direken Zugang zum Internet zu nutzen und keine Umwege über z.B. ein VPN zu gehen, da dass die Qualtität vermindern kann.

5.    Prüfen Sie Ihre Audio und Video und Mikrofone – Einstellungen.
–    Stellen Sie sicher das Ihr Mikrofon nicht stumm gestellt ist.
–    Prüfen Sie die Lautstärke.
–    Starten Sie die Video-Übertragung falls diese nicht automatisch gestartet wurde.

6.    Meeting vom PC aus ohne Client
–    Wenn Sie S4B-Clienten nicht auf dem System installiert haben, können Sie den Webclient nutzen. Dazu klicken Sie einfach auf den Link „Skype Web App testen“ in der Einladung. Für die volle Funktionalität (Video, Bildschirmfreigabe) ist allerdings noch die Installation eines Plugins notwendig, welches die Website automatisch anfordert.

7.    Zertifizierte Geräte
–    Um fehlerfrei arbeiten zu können sollten Sie nur Skype zertifizierte Geräte nutzen.

8.    Optionen beim Beitritt zum Meeting (via S4B-Client)
–    Use S4B: Option wählen um dem Meeting mit dem Clienten beizutreten und den vollen Funktionsumfang zu nutzen – Audio, Video, Meeting-Inhalte etc.
–    Call me at: Wenn die Bandbreite ihres Internetzugang für eine saubere Audio-Verbindung nicht ausreicht können Sie sich auf eine Festnetznummer anrufen lassen
–    Don’t join Audio: Diese Option können Sie nutzen, wenn man Sie sich bereits per Telefon in das Meeting eingewählt haben, jedoch trotzdem Meeting-Inhalte wie z.B. Präsentationen einsehen möchte.

Häufige Probleme
1.    Installieren der S4B Web App
–    Notiz: Für das Nutzen der WebApp wird auf Windows der Internetexplorer und auf MAC der Safari empfohlen.
–    Nachdem Sie auf den Meeting-Link geklickt haben, öffnet sich automatisch ihr Default-Browser mit dem Meeting-Link.
a)    Nachdem Sie auf „Joint the meeting“ geklickt haben wird der Browser Sie fragen ob Sie das Lync WebApp Plugin installieren möchten.

b) Bestätigen Sie den Download direkt mit „Ausführen“.

c) Sollte eine Abfrage kommen in der das Plugin um Ausführungs-Erlaubnis fragt, bestätigen Sie diese. Sie können ebenfalls das Häkchen setzen damit dieses immer erlaubt wird.

d) Done.

2.    Trotz installiertem Client wird Meeting in WebApp geöffnet.
–    Nutzer haben manchmal das Problem das Sie, obwohl Sie den S4B-Clienten installiert haben, trotzdem dazu „gezwungen“ werden, das Meeting über die WebApp zu betreten. Der schnellste Weg dies zu prüfen und Meetings über den Clienten selbst beizutreten sehen Sie hier: S4B -> Einstellungen -> Meetings. Hier können Sie den Clienten als Default-Meeting-Client auswählen.

3.    Meeting-Organisator können keine Teilnehmer sehen
–    Stellen Sie sicher das keine Teilnehmer in der Lobby warten.
–    Konfigurieren Sie Ihre Meeting-Optionen um mehr Kontrolle zu erhalten
a)    Öffnen Sie Meeting-Optionen
b)    Stellen Sie auf „New Meeting Space“ um
c)    Erlauben Sie alle direkt dem Meeting beizutreten
d)    Bestätigen Sie die Configs.

4.    S4B-Meeting startet nicht mit Chrome als Default-Browser.
–    Wenn Sie Google Chrome als Standard Browser nutzen kann es zu kleinen Komplikationen kommen. Um diese zu beheben folgen Sie folgenden Anweisungen:
–    Option 1 : Nutzen Sie einen anderen Browser, z.B. Internet Explorer.
–    Option 2: Aktivieren Sie NPAPI
Hierfür müssen Sie NPAPI im Chrome-Brwoser aktivieren.
o    Öffnen Sie folgende URL im Chrome: „Chrome://Flags/#enable-npapi“
o    Klicken Sie auf „Aktiveren“ um NPAPI zu aktivieren
o    Starten Sie den Browser neu
o    Öffnen Sie den Meeting-Link
o    Aktivieren und bestätigen sie das Plugin für Meetigs.