S4B / Lync Webschduler – Konferenzen ohne Outlook planen

Artikel erstellt am: 13.11.2018

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Meeting via Skype4Business ohne Outlook planen können.

Mit Skype 4 Business bei Pfalzcloud.de können Sie mittlerweile auch ganz ohne den S4B-Clienten auf Ihrem PC/MAC installiert zu haben, eine neue S4B-Konferenz planen und erstellen oder einer bestehenden bzw. geplanten Konferenz teilnehmen oder sich einen Überblick über anstehende Termine verschaffen.


Wie das ganz genau geht, erfahren Sie jetzt.

Um den Skype4Business-WebClienten zu nutzen, öffnen Sie als erstes in einem Internet-Browser Ihrer Wahl folgenden Link:

https://meet.asp.maxit-con.com/Scheduler/

1. Eine Login Maske wird erscheinen, bei der Sie sich mit Ihren Skype4Business-Initialen, die Sie von Pfalzcloud besitzen, einloggen können.

2. Anschließend erscheint eine Hauptübersicht, in der man die Eigenen Besprechungen die schon geplant sind einsehen kann. 
– In der linken Spalte erscheinen die geplanten Besprechungen, per klick auf eine Besprechung öffnet sich hierzu eine Kurz-Info. Über diese gibt es verschiedene Optionen, über den Button: „An Besprechung teilnehmen“ verbinden Sie sich mit der Konferenz – wahlweise über die Lync-WebClient oder falls installiert auch über den S4B-Clienten.

– Sonstige Funktionen sind die Besprechung zu bearbeiten, die Teilnehmer anzeigen zu lassen, sich den Konferenz-Termin zu exportieren oder die Besprechung zu löschen.

3. Mit einem „klick“ auf „Neue Besprechung erstellen“ öffnet sich ein vorgefertigtes Formular das ausgefüllt werden muss um eine neue Skype-Konferenz zu erstellen. Um eine Besprechung zu konfigurieren müssen vier Bereiche ausgefüllt werden:
– Allgemein: Thema / Ort / Nachricht

– Uhrzeit und Besprechung: Zeitzone / Datum / Beginn und Ende

– Zugriff und Referenten: Vergeben von Zugriffsrechten

– Teilnehmer und Audio: Teilnehmer und optional Ankündigungen für jeden User

– Während die Bereiche „Allgemein“ und „Uhrzeit und Besprechung“ relativ einleuchtend und selbst erklärend sind, gibt es bei den anderen 2 Bereichen ein paar „nette“ Konfigurationsmöglichkeiten.

– Zugriff und Referenten: 

  • Personen, die den Wartebereich umgehen: Unter diesem Punkt kann man auswählen, welche Kontakte direkt mit der Konferenz verbunden werden und nicht erst in einem Wartebereich von einem „Organsiator“ freigegeben werden müssen. Hierzu gibt es 4 Auswahlmöglichkeiten. 
  • Wer fungiert als Referent: Referenten sind dazu befugt abgesehen davon der Konferenz beizutreten außerdem Ihren Bildschirm bzw. ein Video oder aber auch eine PowerPoint mit den Konferenzteilnehmern zu teilen/sharen. Ebenfalls 4 Auswahlmöglichkeiten.
  • Optional: Der Konferenz können auch Teilnehmer mit einem Telefon über das Festnetz einwählen, setzen Sie das Häkchen, wenn diese den Wartebereich umgehen sollen.

– Teilnehmer und Audio:

  • In das Textfeld, können E-Mail-Adressen eingetragen werden. Diese werden nach dem Speichern, automatisch eingeladen.
  • Optional: Wird das Häkchen gesetzt, werden alle Teilnehmer die sich in die Konferenz einwählen „vorgestellt“ bzw. „angekündigt“.

4. Mit einem „klick“ auf „Speichern„, wird die Besprechung/Konferenz erstellt und unter „Eigenen Besprechungen“ aufgelistet. Ein PopUp erscheint mit wichtigen Informationen zu der erstellten Konferenz.

– Der erste Link „An Lync-Besprechung teilnehmen“, ist der Zugriffs-Link für die Konferenz der ebenfalls an die Teilnehmer die Sie in das Textfeld bei Schritt 3 eingetragen haben geleitet wird. Ebenfalls können Sie natürlich den Link manuell kopieren und an alle zu Teilnehmenden Personen weiterleiten.

– „Per Telefon teilnehmen“: Hier wird die Telefonnr. angezeigt die Angerufen werden muss um sich per Festnetz in der Konferenz einzuwählen. Hierzu wird dann die Konferenz-ID abgefragt, um mit der richtigen Konferenz verbunden zu werden.

Nun kann man der erfolgreich erstellten Konferenz beitreten und auf das Eintreten der eingeladenen Teilnehmer warten.