S4B / Lync Webscheduler – Konferenzen ohne Outlook planen

Artikel aktualisiert am: 15.01.2019

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Meeting via Skype4Business ohne Outlook planen können.

Mit Skype 4 Business bei Pfalzcloud.de können Sie mittlerweile auch ganz ohne den S4B-Client auf Ihrem PC/MAC installiert zu haben:

  • eine neue S4B-Konferenz planen und erstellen
  • an einer bestehenden bzw. geplanten Konferenz teilnehmen
  • sich einen Überblick über anstehende Konferenz-Termine verschaffen


Wie das ganz genau geht, erfahren Sie jetzt.

Um den Skype4Business-WebClienten zu nutzen, öffnen Sie als erstes in einem Internet-Browser Ihrer Wahl folgenden Link:

https://meet.asp.maxit-con.com/Scheduler/

1. Eine Login Maske wird erscheinen, bei der Sie sich mit Ihren Skype4Business-Zugangsdaten, die Sie von Pfalzcloud besitzen, einloggen können.

2. Anschließend erscheint die Hauptübersicht, in der man die eigenen bereits geplanten Besprechungen einsehen kann. 
In der linken Spalte erscheinen die geplanten Besprechungen, per Klick auf eine Besprechung öffnet sich hierzu eine Kurz-Info. Hier gibt es verschiedene Optionen, über den Button: „An Besprechung teilnehmen“ verbinden Sie sich mit der Konferenz – wahlweise über die Lync-WebClient oder, falls installiert, auch über den S4B-Clienten.

Sonstige Funktionen sind:

  • die Besprechung zu bearbeiten
  • die Teilnehmer anzeigen zu lassen
  • den Konferenz-Termin zu exportieren
  • die Besprechung zu löschen.

3. Mit einem „klick“ auf „Neue Besprechung erstellen“ öffnet sich ein vorgefertigtes Formular das ausgefüllt werden muss um eine neue Skype-Konferenz zu erstellen. Um eine Besprechung zu konfigurieren müssen vier Bereiche ausgefüllt werden:

  • Allgemein: Thema / Ort / Nachricht
  • Uhrzeit und Besprechung: Zeitzone / Datum / Beginn und Ende
  • Zugriff und Referenten: Vergeben von Zugriffsrechten
  • Teilnehmer und Audio: Teilnehmer und optional Ankündigungen für jeden User

Während die Bereiche „Allgemein“ und „Uhrzeit und Besprechung“ relativ einleuchtend und selbst erklärend sind, gibt es bei den anderen 2 Bereichen ein paar „nette“ Konfigurationsmöglichkeiten.

Zugriff und Referenten: 

  • Personen, die den Wartebereich umgehen: Unter diesem Punkt kann man auswählen, welche Kontakte direkt mit der Konferenz verbunden werden und nicht erst in einem Wartebereich von einem „Organisator“ freigegeben werden müssen. Hierzu gibt es 4 Auswahlmöglichkeiten. 
  • Wer fungiert als Referent: Referenten sind dazu befugt abgesehen davon der Konferenz beizutreten außerdem Ihren Bildschirm bzw. ein Video oder aber auch eine PowerPoint mit den Konferenzteilnehmern zu teilen/sharen. Ebenfalls 4 Auswahlmöglichkeiten.
  • Optional: Der Konferenz können auch Teilnehmer mit einem Telefon über das Festnetz einwählen, setzen Sie das Häkchen, wenn diese den Wartebereich umgehen sollen.

Teilnehmer und Audio:

  • In das Textfeld, können E-Mail-Adressen eingetragen werden. Diese werden nach dem Speichern, automatisch eingeladen.
  • Optional: Wird das Häkchen gesetzt, werden alle Teilnehmer die sich in die Konferenz einwählen „vorgestellt“ bzw. „angekündigt“.

4. Mit einem „Klick“ auf „Speichern„, wird die Besprechung/Konferenz erstellt und unter „Eigenen Besprechungen“ aufgelistet. Ein PopUp erscheint mit wichtigen Informationen zu der erstellten Konferenz.

Der erste Link „An Lync-Besprechung teilnehmen“, ist der Zugriffs-Link für die Konferenz. Dieser wird ebenfalls an die Teilnehmer, die Sie in das Textfeld bei Schritt 3 eingetragen haben, geleitet. Natürlich können Sie den Link auch manuell kopieren und an alle zu teilnehmenden Personen weiterleiten.

Per Telefon teilnehmen“: Hier wird die Telefonnummer angezeigt, die angerufen werden muss, um sich per Festnetz in der Konferenz einzuwählen. Hier wird dann die Konferenz-ID abgefragt, um mit der richtigen Konferenz verbunden zu werden.

Nun kann man der erfolgreich erstellten Konferenz beitreten und auf das Eintreten der eingeladenen Teilnehmer warten.